Transparenz als Unternehmensphilosophie

TW Computersysteme GmbH & Co. KG in Hillesheim bietet Full Service für Mittelständler

Das 1997 von Thomas Welling in Jünkerath gegründete IT-Unternehmen startete als Ein-Mann-Betrieb. Heute umfasst das Team acht helle Köpfe, die programmieren, beraten, Servicedienste leisten und verkaufen. Ein Neubau am Ortsrand von Hillesheim drückt als Firmensitz mit seiner transparenten und luftigen Architektur die Orientierung der Firma aus: für Durchblick sorgen.

Mit einer Unternehmenshistorie von dreizehn Jahren gehört die TW Computersysteme zu den Gründungen der IT-Branche, die Krisen- und Standfestigkeit bewiesen haben. „Wir sind langsam, aber kontinuierlich gewachsen“, schildert Unternehmensgründer und Geschäftsführer Thomas Welling die solide Mentalität, die er als gebürtiger Eifeler in das einstige Start-up einbrachte und mit der er es zum Erfolg führte. Vor allem die geschäftlichen Anbindungen an den Großraum Köln/Düsseldorf, aber auch nach Luxemburg oder Aachen sind eng. Die Kunden in diesen Ballungsgebieten schätzen nach Wellings Erfahrung die Zuverlässigkeit und pragmatische Bodenständigkeit des Unternehmens aus der Vulkaneifel. „Wir haben viele Stammkunden, mit denen es sich über die Jahre hinweg enge und vertrauensvolle Bindungen ergeben haben . Das bestätigt unsere Strategie, mit intensiver Beratung und individuellen Lösungen nur die Soft- und Hardware zu verkaufen, für deren Qualität wir selbst einstehen können.“ Auch Neukunden gewinnt das Unternehmen über Empfehlungen überzeugter Geschäftspartner, andere Akquisewege sind spezielle EDV-Workshops für Mittelständler oder Fachmessen in Kooperation mit Herstellern wie etwa ELO-Digital, einem Marktführer für elektronisches Dokumentenmanagement.

Elektronische Archive auf dem Vormarsch

Dieser Bereich der digitalen Archivierung und Dokumentierung ist seit drei Jahren – neben anderen Sektoren wie Sicherheit oder firmeninterne Vernetzung – ein neues und sehr wichtiges Geschäftsfeld des Hillesheimer IT-Unternehmens. Hier erfolgen eigene, auf den Kundenbedarf passgenau zugeschnittene Programmierungen an der Schnittstelle von Warenwirtschaftssystem und Dokumentation. „Wir arbeiten für alle Branchen. Also spezifizieren wir marktgängige Software auf den jeweiligen Einzelfall hin“, erläutert Welling die Individualität der von ihm konzipierten Lösungen. „Das bedeutet für unser Team selbst einen recht hohen Schulungs-, Recherche- und Zeitaufwand, um die aktuellen Besonderheiten jeder Branche sinnvoll integrieren zu können.“ Immer beginnt das Prozedere mit einem Workshop gemeinsam mit dem Kunden, um den Bedarf und die notwendigen Veränderungen präzise zu klären. Es folgen die Erstellung eines entsprechenden Konzeptes, die Umsetzung, die Mitarbeiterschulungen und schließlich die Implementierung des Systems beim Kunden. „Häufig wird die Zusammenarbeit fortgesetzt, weil weitere Variationen gewünscht sind, und es erfolgen auch nach Projektabschluss flankierende Dienstleistungen.“ Das Ziel sei, dass der Kunde völlig selbstständig mit dem neuen IT-System arbeiten kann, während das Team der TW Computersysteme für möglicherweise notwendige Hilfestellungen zur Verfügung steht. „Das geht telefonisch oder online, aber von uns aus gern auch vor Ort. Wir schätzen den persönlichen Kontakt, auch in Zeiten der neuen Medien.“ Diese Einstellung, die traditionell genannt werden könnte, prägt auch das noch immer bestehende Privatkundengeschäft samt Reparaturwerkstatt. „Wir hatten nach unserem Einzug in den Neubau an der Peripherie von Hillesheim gedacht, dass sich dieser Zweig rückläufig entwickeln würde, aber auch hier verzeichnen wir Zuwächse.“

Aufklärung als A und O der Kundenbeziehung

Häufig ist der Einstieg in eine professionelle Geschäftsbeziehung die reine digitale Archivierung der papierenen Formulare. Schließlich muss mittlerweile auch der geschäftsrelevante Mailverkehr zehn Jahre lang aufbewahrt werden. „Doch dann geht es in der Regel weiter. Die Frage taucht auf: Was passiert dank elektronischem Dokumentenmanagement mit den Abläufen im Unternehmen?“ Welling nennt ein Beispiel für den Aufklärungsbedarf über die Vorteile: So war es in einem Industriebetrieb bis dato üblich, dass die Unterlagen für eine Angebotserstellung von Abteilung zu Abteilung weitergereicht wurden. Jeder Kunde dieser Firma musste in der Regel bis zu sechs Wochen warten, bis er ein detailliertes Angebot bekam – in Zeiten des harten internationalen Wettbewerbs ein deutlicher Nachteil. „Mit den automatisierten und EDV-gestützten Abläufen, die wir implementierten, reduzierte sich diese Zeit auf fünf Tage. Jeder Beteiligte ist nun permanent inhaltlich auf dem Laufenden und mit den anderen vernetzt, an die Einhaltung von Fristen wird automatisch rechtzeitig erinnert.“ Nicht selten hänge die Konkurrenzfähigkeit und somit die Existenz eines Unternehmens von derartig reibungslosem Workflow ab. „Zugleich wird auch ein systematisches Wissensmanagement aufgebaut. Das heißt, wenn beispielsweise erfahrene Mitarbeiter in Rente gehen, ist deren besonderes Know-how von den Besonderheiten der jeweiligen Kundenbeziehungen bis zum Detailwissen über Abläufe und Probleme nicht verloren.“

Gesucht: helle Köpfe für ein engagiertes Team

Die Wichtigkeit, ständig aktuelles Fachwissen im Unternehmen zu halten und zu pflegen, ist Welling aus eigener Erfahrung bewusst. „Es ist ein Problem, in einer so ländlichen Region die benötigten Fachkräfte zu finden. Wir sind ein Ausbildungsbetrieb und ziehen uns die entsprechend befähigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst heran. Aber man muss Glück haben, aus den Bewerbungen geeignete junge Menschen herauszufiltern.“ Dabei gehe es nicht darum, „Koryphäen“ aufzutun, sondern ein guter Realschulabschluss plus die firmeninterne Ausbildung reichten aus. „Wir können dauerhafte Jobs bieten. Aber die Konkurrenz der Ballungsräume ist für uns gerade als Arbeitgeber der IT-Branche spürbar. Zudem ist die Lage zwar für unsere Geschäftsbeziehungen kein Nachteil, doch in Bezug auf den öffentlichen Nahverkehr, der für die Mobilität von Auszubildenden wichtig ist, ist sie es durchaus.“ Dennoch ist Welling optimistisch, die anstehenden Expansionen mit zusätzlichem, gut geschultem Personal bewerkstelligen zu können. „Der Dienstleistungsbereich wächst definitiv, so dass wir Programmierer und Projektleiter suchen.“ Denen kommen keine komplizierten Hierarchien und sehr flexible, projektbezogene Arbeitszeiten zu Gute.

www.tw-computersysteme.de